Hildebrandt VVS ApS
Valdemarshaab 18, 4600 Køge CVR: 2423 2476

Persondatapolitikken hos Hildebrandt VVS ApS (i det efterfølgende kaldet ”Virksomheden”) beskriver, hvordan vi anvender og beskytter persondata, og skal sikre, at medarbejderne har kendskab til de regler, der gælder for brug af de persondata, som de har adgang til som led i deres arbejde. Denne politik supplerer vores andre politikker om it-sikkerhed, internet og e-mail o.l. Denne politik har til formål at opfylde kravene i Persondataforordningen.

Behandling af personfølsomme data i virksomheden

Enhver behandling af persondata i vores virksomhed sker under henvisning til principperne om lovlighed, rimelighed og gennemsigtighed. Persondata indsamles alene til udtrykkeligt angivne og legitime formål, ligesom vi iagttager princippet om dataminering.

Vi tilstræber, at alle oplysninger er korrekte og ajourførte, ligesom principperne om opbevaringsbegrænsning, integritet og fortrolighed og ikke mindst ansvarlighed er sat i højsædet. Er der spørgsmål til vores behandling af persondata og denne persondatapolitik, er du altid velkommen til at kontakte den dataansvarlige i virksomheden: Anja Hildebrandt, ah@hildebrandt-vvs.dk

Oplysninger der behandles – formål

Formålet med registrering og behandling af persondata er relevant for vores samhandel med vores kunder og forretningspartnere. Hvis vi undtagelsesvist skal behandle persondata til formål, der er uforenelige med nedenstående, vil du blive orienteret herom. Tilsvarende gælder, såfremt vi indsamler eller behandler dine persondata fra andre end den aktuelle person.

Virksomhedens forretningsområder

Salg, installation og service af VVS og Gastekniske produkter og løsninger

Virksomhedens forretningsprocesser

Opfølgning på salg og kommunikation i forbindelse med ordrer eller andre forespørgsler til os. – sikring af brugervenlighed og sikkerhed. – optimering af vores digitale løsninger. – mulighed for at deltage i kundeundersøgelser, konkurrencer, lodtrækninger, m.m. via digitale løsninger. – Arkiv over registrerede produkter og tilhørende personlige oplysninger. Vi indsamler og anvender data om vores kunder, for at opfylde vores aftaler og forretningsprocesser med kunderne, samt for at gøre vores service bedre og sikre kvalitet i vores produkter og tjenester.

Automatisk indsamlede data – Vi benytter en række digitale løsninger baseret på forskellige teknologier med det formål at sikre brugervenlighed og sikkerhed. Disse teknologier kan automatisk opsamle data for at kunne tilbyde den bedst mulige brugeroplevelse. Data opsamles enten direkte af os eller af en tredjepart på vegne af os. Analyse af klikstrøms data og cookies er eksempler på dette.

Det gælder eksempelvis vores kontaktfunktion på websiden og den tilhørende bestilling af købstilbud på din brugte bil. Alle besøg til en digital løsning medfører, at der sendes oplysninger fra den browser, brugeren benytter, til en server. Det er via analyse af disse data, at vi optimerer de digitale løsninger.

Data opsamles via tredjepart på vegne af os. Der kan opsamles data om den besøgenes browser for at administrere vores system og foretage interne, marketingsrelaterede analyser baseret på den registreredes adfærd.

Eksempler på data, der opsamles og analyseres

Dato og tidspunkt for besøg – de sider, der besøges i løsningen – IP-adressens geografiske placering – oplysninger om den anvendte browser og computer (type, version, operativsystem m.m.) – URL fra henvisningssted (siden, hvorfra den besøgende er kommet til vores løsning).Vi er dataansvarlige for det indsamlede data, og de indsamlede data bliver ikke videregivet, medmindre der foreligger et skriftligt/elektronisk samtykke eller der er tale om eventuelle retslige krav.

Oplysninger der frivilligt (aktivt) afgives – Vi noterer naturligvis de oplysninger, der gives os i forbindelse med et fysisk besøg eller et besøg på vores webside. Eksempler på data, som du aktivt afgiver, er som oftest almindelige og omfatter navn, adresse, telefonnummer, e-mailadresse m.v. og stammer oftest fra:

Oplysninger der deles med os via sociale medier – Oplysninger sendt på e-mail – Oplysninger vi modtager i forbindelse med gennemførelse af ordre – Oplysninger der deles med os i forbindelse med undersøgelser, events og konkurrencer og lignende.

Behandlingsgrundlag

Persondata behandling er nødvendig af hensyn til opfyldelse af kontraktmæssige forpligtelser mellem Virksomheden og vores kunder. Visse oplysninger, herunder følsomme, behandles i videst muligt omfang på baggrund af et skriftligt eller elektronisk samtykke.

A. Modtagelse og videregivelse af persondata

Vi videregiver udelukkende persondata til tredjepart i overensstemmelse med, hvad der er anført i denne privatlivspolitik. Vi kan videregive oplysninger, såfremt vi er forpligtet til at videregive eller dele disse, for at overholde en retslig forpligtelse. Videregivelse kan også ske efter anvisning fra en domstol eller en anden myndighed, eller for at beskytte varemærker, rettigheder eller ejendom.

Dette indebærer udveksling af oplysninger med andre virksomheder og organisationer med henblik på beskyttelse mod svindel. Vi anvender tjenesteudbydere og databehandlere, der udfører arbejde på vores vegne.

Tjenesterne kan fx være server hosting og systemvedligeholdelse, analyse, betalingsløsninger, adresse- og soliditetskontrol, email service, m.m. Disse samarbejdspartnere kan få adgang til data i det omfang, det er nødvendigt for at levere deres tjenester og services.

Samarbejdspartnerne vil være kontraktligt forpligtet til at behandle alle data strengt fortroligt, og har dermed ikke tilladelse til at anvende data til andet end, hvad der er omfattet af den kontraktuelle forpligtelse overfor os. Vi kontrollerer, at vores samarbejdspartnere indenfor databehandling overholder deres forpligtelser.

Såfremt vi videregiver dine oplysninger til en tjenesteudbyder eller databehandler udenfor EU, sikrer vi, at vi overholder de krav lovgivningen stiller til sådanne overførsler. Vi indsamler aldrig persondata, uden forudgående accept ved registrering, køb eller deltagelse i en undersøgelse m.v.

Opbevarings- og slette politik

Vi gemmer oplysninger om vores kunder og forretningspartnere, så længe vi har et legitimt og sagligt grundlag herfor, herunder så vi har mulighed for kunne yde den bedst mulige service. Som udgangspunkt vil alle persondata blive slettet efter 5 år efter afslutning af kundeforholdet, hvorved der menes sidste aktive transaktion.

Persondata kan blive gemt længere, såfremt der er et sagligt behov herfor, eksempelvis hvis et retskrav skal fastlægges, gøres gældende eller forsvares.

B1. Indsigtsret, berigtigelse og sletning

Den registrerede person (RE) har ret til at anmode om indsigt i forhold de oplysninger, som behandles i Virksomheden. Hvad der behandles, formål med behandlingen, berørte kategorier af persondata (almindelige eller følsomme) – tidsrummet, hvori de behandles, herunder opbevares – retten til at anmode om berigtigelse eller sletning og indgive klage til Datatilsynet.

RE har ret til at få urigtige oplysninger om dig selv korrigeret uden unødig forsinkelse. RE må selv tage initiativet til en sådan berigtigelse. RE kan ligeledes anmode om at blive slettet (”retten til at blive glemt”), dog først efter udløbet af vores lovgivningsmæssige opbevaringspligt i medfør af bogføringsloven. RE kan også kontakte os, hvis RE mener, at dine persondata bliver behandlet i strid med lovgivningen eller andre retlige forpligtelser.

Når RE henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine persondata, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

Ønsker RE adgang til oplysninger registreret om os via vores cookies, skal RE rette henvendelse til: Anja Hildebrandt, ah@hildebrandt-vvs.dk Er der registreret forkerte data, eller har RE andre indsigelser, kan du rette henvendelse samme sted. RE har mulighed for at få indsigt i, hvilke informationer der er registreret om RE, og RE til enhver tid gøre indsigelse mod registreringen.

B2. Dataportabilitet

Den registrerede (RE) har ret til at modtage de persondata, RE har stillet til rådighed for os, og dem, vi har indhentet om RE hos andre aktører på baggrund af RE’s samtykke. Hvis vi behandler data om RE som led i en kontrakt, hvor RE er part, kan RE også få tilsendt egne data. RE har også ret til at overføre disse persondata til en anden tjenesteudbyder. Hvis RE ønsker at bruge RE’s ret til data-portabilitet, vil RE modtage egne persondata fra os i et almindeligt anvendt format.

B. Samtykke

Hvor samtykke er nødvendigt som behandlingsgrundlag, skal vi kunne dokumentere, at der foreligger et sådant. Derfor kræver vi altid et samtykke skriftligt eller elektronisk.
Samtykke er en frivillig, specifik, informeret og utvetydig viljestilkendegivelse omkring en behandling af personoplysninger.

RE kan til enhver tid trække sit samtykke tilbage, og såfremt det er eneste behandlingsgrundlag, vil fremtidig behandling ophøre. Vores opbevaringspligt/ret ændres dog ikke heraf.

Samtykket kan trækkes tilbage ved at rette henvendelse til os på de kontaktoplysninger, der er registreret i henhold til samtykke fra RE (dataejer).

D. Hjemmeside og cookies

Cookies er små tekstfiler, der indeholder bogstaver og tal, der lagres på brugerens PC eller anden enhed, når de besøger vores hjemmeside. Cookies og kan bruges til at holde styr på hvilke sider man har besøgt, og kan hjælpe brugeren til at fortsætte tidligere besøg, eller de kan huske sprogindstillinger eller andre præferencer i forhold til besøg på hjemmesiden.

Der er ingen personlige oplysninger gemt i vores cookies, og de kan ikke indeholde virus. Hvis vi placerer cookies, bliver brugeren informeret om anvendelsen og formålet med at indsamle data via cookies. Samtidig bliver brugeren bedt om at afgive sit samtykke. Nødvendige cookies til sikring af funktionalitet og indstillinger kan dog anvendes dog uden samtykke fra besøgende på vores hjemmeside.

E. Sikkerhed

Virksomheden beskytter registrerede persondata, og har et sæt interne regler om informations- og IT-sikkerhed. Vores interne sikkerhedsregler indeholder instrukser og foranstaltninger, der beskytter dataejeres persondata mod at blive tilintetgjort, gå tabt eller blive ændret, mod enhver uautoriseret offentliggørelse, og mod at uvedkommende får adgang eller kendskab til dem.

Vi har fastlagte procedurer for tildeling af adgangsrettigheder til de af vores medarbejdere, der behandler persondata, herunder følsomme. Vi kontrollerer deres faktiske adgang gennem logning, koder og tilsyn.

For at undgå datatab tager vi løbende back up af vores datasæt. I tilfælde af et sikkerhedsbrud, der resulterer i en høj risiko for diskrimination, ID-tyveri, økonomisk tab, tab af omdømme eller anden væsentlig ulempe, vil vi underrette dataejer om sikkerhedsbruddet så hurtigt som muligt. Vi respekterer ligeledes vores lovbestemte anmeldelsespligt.

Retten til at klage

Enhver registreret person har ret til at indgive klage til Datatilsynet over vores behandling af persondata: Datatilsynet, Borgergade 28, 5. 1300 København K, e-mail: dt@datatilsynet.dk Tlf.: 3319 3200

Opdatering af persondatapolitikken Vi forbeholder os derfor ret til at opdatere og ændre nærværende retningslinjer for behandling af persondata. Gør vi det, retter vi datoen for “sidst opdateret” som det fremgår nedenfor. Denne privatlivspolitik er sidst opdateret den 16. januar 2020.

Hildebrandt VVS ApS
Anja Hildebrandt
Ejer, Direktør